Директор на Даталаб МК
Што е Е-фактура? Капитал разговараше со Сашо Јовановски, Директор на Даталаб МК, за тоа како ERP решението PANTHEON е подготвено да ја поддржи оваа промена и да им помогне на компаниите да ја направат транзицијата безболно.
Капитал: Господине Јовановски, што претставува е-фактурата и како ќе функционира?
Јовановски: Е-фактурата не е ПДФ фактура потпишана со електронски сертификат, ниту скениран документ испратен преку е-пошта. Станува збор за фактура во структурирана електронска форма, која ќе биде издадена и верификувана преку системот на Управата за јавни приходи. Тоа значи дека целата комуникација и доставата кон клиентите ќе се одвиваат исклучиво електронски, преку овој систем.
Валидноста на документот ќе ја гарантира само фактурата што ќе помине низ системот на УЈП. Визуелниот приказ, односно хартиената копија, ќе служи само за информација, но нема да има правна важност. Со ова се воспоставува нова дисциплина во работењето – сè ќе биде дигитално, следливо и проверливо. Управата најавува и комплетно укинување на хартиените документи, откако новиот систем ќе се имплементира.
Капитал: Зошто оваа промена е толку значајна за работењето на македонските компании?
Јовановски: Е-фактурата не е само нова законска обврска, туку целосна промена во начинот на кој компаниите работат. Хартиените фактури сè уште се реалност, а анкетата на УЈП покажува дека сегашниот процес одзема значително време, особено во периоди на зголемена деловна активност. За фирмите, ова е можност да се ослободат од хартијата, да го намалат административниот товар, да ја подобрат внатрешната контрола и да го скратат времето за обработка на трансакции.
За државата, е-фактурата значи поефикасна даночна контрола и борба против сивата економија. Со други зборови, е-фактурата е симбол за дигитална зрелост и транспарентност во бизнисот.
Капитал: Што треба да обезбедат фирмите за да работат со е-фактура?
Јовановски: Фирмите не треба да обезбедат ништо што веќе не е нормален дел од современото работење. Основно е да имаат дигитален сертификат, а ако користат ERP систем – како PANTHEON – доволно е да го интегрираат со системот на УЈП. За помалите субјекти, кои можеби немаат сопствен деловен софтвер, УЈП ќе обезбеди бесплатна алатка преку која ќе можат директно да креираат фактури. Оваа опција можат да ја користат сите, но можеби ќе биде прифатлива само за микро-компании. Даталаб дури и за овие микро-компании, ќе понуди интегрирано решение со УЈП, бидејќи сметаме дека тоа е најдобриот начин за размена на информации и за овој тип на компании.
Со други зборови, нема да постои кочница или потреба од големи инвестиции. Ова е нормален процес во дигиталната ера и веќе одамна функционира во голем број земји. Прашањето не е дали компаниите ќе се приспособат, туку колку брзо ќе го сторат тоа – бидејќи оваа промена е неизбежна и носи големи придобивки.
Овој процес, може да биде проблематичен – само за компаниите кои користат многу стари деловни системи, бидејќи овие системи не обезбедуваат вакви законски измени да се имплементираат. Овие компании треба на време да имплементираат модерен деловен систем. Нашиот тим им стои на располагање, но препорачуваме оваа транзиција да ја направат во наредните 6 месеци.
Капитал: Како е PANTHEON подготвен за воведувањето на е-фактурата?
Јовановски: Нашиот систем веќе е целосно подготвен за стандардите на е-фактура: од интеграција, автоматско книжење и контроли, до дигитална архива и QR-кодови. Целиот циклус – креирање, испорака, потврда – се одвива автоматски, во еден интегриран систем. Со ова, корисниците добиваат брзина, сигурност и ефикасна трансакција без физичка архива. PANTHEON овозможува трансформација од хартија кон дигитализација, при што сите податоци се користат автоматски и во други процеси – книжење, плаќање и евиденција.
Даталаб има искуство за овој процес во повеќе држави во регионот. Сметаме дека тоа искуство ќе им значи на нашите корисници во Македонија, а во моментов околу 4.000 компании во Македонија користат Pantheon ERP.
Капитал: Како PANTHEON ќе го поедностави фактурирањето за корисниците?
Јовановски: Системот автоматски ги генерира и праќа фактурите според стандардите, вградува QR-код и електронски потпис, и веднаш ги архивира во дигитален облик. Платформата е интуитивна, флексибилна и прилагодлива на потребите на секоја компанија, со различни нивоа на пристап за овластени лица. За компании со повеќе филијали или продажни места, може да се конфигурираат права по сектор или локација. За некои услуги, како комуналии или телефонија, експлицитна потврда од купувачот не е потребна, што го намалува бирократскиот товар.
Капитал: Како ги обезбедивте безбедноста и правниот аспект во PANTHEON?
Јовановски: Безбедноста и правната валидност се основа на нашиот систем. Обезбедивме електронски потписи, временски жигови, QR-кодови, и лог активности — сите во согласност со највисоките технички и правни стандарди. Дополнително, заштитените дигитални архиви и регистар на пристап ви дозволуваат целосна транспарентност – кој, што и кога пристапил до фактурата, што е клучно за ревизија и регулаторни проверки. Сето тоа се дели во договор со принципите на GDPR и локалната регулатива за заштита на лични податоци.
Капитал: Дали оваа промена е лесно прифатлива и за микро и мали компании?
Јовановски: Апсолутно. Често слушаме дека дигитализацијата е скапа или комплицирана, но со PANTHEON тоа не е така. Системот е достапен и преку cloud, има лесен интерфејс, а поддршката ја обезбедуваме ние и нашата партнерска мрежа. Со е-фактурата, дури и најмалите компании ќе заштедат време и ресурси. Исто така, обезбедуваме туторијали, прирачници и поддршка при имплементација.
Капитал: Како ќе влијае PANTHEON и еФактурата врз сивата економија и даночната контрола?
Јовановски: Со автоматизирано вкрстување на податоци — фактури, банки, царина, ДДВ-пријави — системот лесно идентификува сомнителни шеми, фиктивни трансакции или нереални одбитоци. На овој начин PANTHEON не само што ја олеснува работата на клиентите туку станува и алатка за спречување на злоупотреби и сива економија. Партнерството со институциите дополнително ја зајакнува таа улога.
Капитал: Какви придобивки ќе имаат сметководителите и финансиските тимови?
Јовановски: Сметководителите се оние што најмногу ќе ја почувствуваат разликата. Нема да мора да препишуваат фактури, да внимаваат на рачни грешки или да собираат документи од повеќе извори. Сè е автоматски внесено, проверено и архивирано во PANTHEON. Тоа им овозможува повеќе време за анализа и советување на клиентите, наместо рутинска администрација.
Знам дека сметководителите имаат големи резерви за овој процес, бидејќи промените во државата најчесто паѓаат на нив. Секоја законска измена, тие ја дискутираат со своите корисници, и ги прават потребните подесувања. Веројатно затоа и се резервирани за оваа промена. Нашите искуства од регионот, е дека после првиот удар – сметководителите и сметководствените бироа ќе имаат голем бенефит од оваа измена. Голем број од дневните активности ќе им се автоматизира – посебно на оние сметководители кои користат Pantheon ERP, кој сите процеси ги има автоматизирано и решено интегрално.
Капитал: Колку се вклучени корисниците во развојот на PANTHEON и адаптацијата за еФактурата?
Јовановски: Високо сме ориентирани кон фидбек: редовно организираме работилници и тест-сесии со сметководители, ИТ-специјалисти и компании од различни индустрии. На тој начин обезбедуваме дали функционалностите за е-фактурата се практични, стабилни и лесни за употреба — насочени сме кон специфичните барања на секоја фирма.
Сакам исто така да нагласам, дека е-фактура на почетокот е само техничко прашања. Овој дел од имплементацијата, ќе го завршиме ние интерно во најголем процент. Во наредните фази, ќе ни треба поддршка од сите учесници во деловните процеси.
Капитал: Што би им порачале на компаниите што сè уште се двоумат околу е-фактурата?
Јовановски: Ова е неизбежен процес и подобро е да се прифати како можност отколку како обврска. PANTHEON им овозможува на фирмите транзицијата да ја направат безболно и со најмалку трошоци. Со дигитализацијата тие добиваат конкурентска предност – побрзи процеси, помалку грешки и поголема контрола врз бизнисот.
PANTHEON веќе е подготвен за еФактурата: автоматски, безбеден и прилагоден на потребите на различни компании. Со тоа не само што ја прифаќаме новата дигитална пракса, туку го ставаме корисникот во центарот на трансформацијата.
Преземено од: Kapital.mk